Het koudemiddel logboek
Wie een koelinstallatie exploiteert die werkt op F-gassen, heeft te maken met een wettelijke logboekplicht. Het koudemiddellogboek is de officiële registratie van alles wat er met het koudemiddel in de installatie gebeurt: van bijvulling en terugwinning tot lekcontroles en servicebezoeken. Ontbreekt het logboek, is het incompleet of niet actueel, dan riskeert de exploitant boetes en aansprakelijkheid. Toch is het logboek bij veel exploitanten onbekend terrein. In dit artikel leggen we uit wie verplicht is een logboek bij te houden, wat erin moet staan, in welke vorm het mag worden bijgehouden en wat de gevolgen zijn als de administratie niet op orde is.
Wie is verplicht een koudemiddel logboek bij te houden?
De logboekplicht is vastgelegd in de Europese F-gassenverordening (Verordening EU 2024/573) en geldt voor de exploitant van een koelinstallatie die F-gassen bevat met een inhoud van 5 ton CO2-equivalent of meer. De verantwoordelijkheid ligt bij de exploitant: degene die de installatie in gebruik heeft, doorgaans de eigenaar van het pand of bedrijf. Niet de monteur, niet het onderhoudsbedrijf, maar de exploitant is juridisch verantwoordelijk voor het bestaan en de volledigheid van het logboek.
Oorzaken van compressorverbranding
De grenswaarde van 5 ton CO2-equivalent klinkt technisch, maar is in de praktijk vrij snel bereikt bij gangbare HFK-koudemiddelen. De omrekening gaat als volgt: koudemiddelinhoud in kilogram vermenigvuldigd met de GWP-waarde van het koudemiddel geeft het CO2-equivalent.
Enkele voorbeelden:
|
Koudemiddel |
GWP |
5 ton CO2-eq bereikt bij |
|---|---|---|
| R404A | 3.922 | circa 1,3 kg |
| R410A | 2.088 | circa 2,4 kg |
| R134a | 1.430 | circa 3,5 kg |
| R32 | 675 | circa 7,4 kg |
Bij R404A is de drempel al bereikt bij een inhoud van ruim een kilogram. Veel koelinstallaties in de supermarkt-, horeca- of groothandelsbranche overschrijden deze drempel ruimschoots.
Uitzondering:
Installaties die uitsluitend werken op natuurlijke koudemiddelen zoals CO2 (R744), ammoniak (R717) of propaan (R290) vallen buiten de reikwijdte van de Europese F-gassenverordening. Voor deze installaties geldt geen logboekplicht op basis van deze verordening.
Wat moet er in het koudemiddel logboek staan?
De Europese F-gassenverordening schrijft voor welke gegevens minimaal in het logboek moeten worden vastgelegd. Het gaat om de volgende onderdelen:
Koudemiddelinhoud
Het type en de hoeveelheid F-gas die in de installatie aanwezig is. Dit is de basisregistratie waaruit alle verdere verplichtingen voortvloeien.
Bijvullingen en terugwinning
Elke hoeveelheid koudemiddel die wordt bijgevuld of teruggewonnen, moet worden geregistreerd. Daarbij moet worden vermeld of het gaat om virgin (nieuw) koudemiddel, teruggewonnen koudemiddel of gerecycled koudemiddel. Dit onderscheid is van belang in verband met de gebruiksverboden die gelden voor koudemiddelen met een hoog GWP.
Gegevens van de uitvoerende partij
Bij elke werkzaamheid aan het F-gassensysteem moet de naam en het adres worden geregistreerd van het bedrijf of de monteur die de werkzaamheid heeft uitgevoerd, inclusief het F-gassencertificaatnummer.
Lekcontroles
Datum en resultaat van elke uitgevoerde lekcontrole. De frequentie van verplichte lekcontroles is afhankelijk van de koudemiddelinhoud:
| Inhoud (ton CO2-eq) | Frequentie zonder lekdetectiesysteem |
Frequentie met lekdetectiesysteem |
|---|---|---|
| 5 tot 50 ton | Jaarlijks | Eens per twee jaar |
| 50 tot 500 ton | Halfjaarlijks | Jaarlijks |
| Meer dan 500 ton | Driemaandelijks | Halfjaarlijks |
Datum van buiten gebruik stelling
Wanneer een installatie wordt ontmanteld of buiten gebruik gesteld, wordt dit inclusief datum vastgelegd in het logboek.
In welke vorm mag het logboek worden bijgehouden?
Het koudemiddellogboek mag zowel op papier als digitaal worden bijgehouden. Beide vormen zijn toegestaan, mits het logboek volledig, actueel en op verzoek direct beschikbaar is voor de bevoegde autoriteit.
In de praktijk zijn er verschillende digitale platforms en software beschikbaar die specifiek voor F-gassenregistratie zijn ontwikkeld. Sommige onderhoudsbedrijven bieden de registratie als onderdeel van hun servicecontract aan, waarbij het logboek digitaal wordt bijgehouden en de exploitant toegang heeft tot een klantenportaal.
Ongeacht de vorm moet het logboek minimaal vijf jaar worden bewaard. Dit geldt ook na ontmanteling van de installatie.
Wie houdt het logboek bij?
De exploitant is verantwoordelijk voor het logboek, maar de praktische invulling ligt doorgaans bij het onderhoudsbedrijf. De monteur registreert bij elk servicebezoek de uitgevoerde werkzaamheden, de gebruikte of teruggewonnen hoeveelheid koudemiddel en de resultaten van de lekcontrole. Die informatie wordt door het onderhoudsbedrijf aan de exploitant verstrekt of rechtstreeks in het logboek ingevoerd.
Belangrijk: de wettelijke verantwoordelijkheid ligt bij de exploitant, niet bij het onderhoudsbedrijf. Ontbreekt informatie in het logboek omdat de monteur verzuimde te registreren, dan is de exploitant desondanks aansprakelijk.
Wat zijn de gevolgen als het logboek ontbreekt of incompleet is?
In Nederland wordt de naleving van de F-gassenverordening gehandhaafd door de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). De ILT voert controles uit bij bedrijven die koelinstallaties met F-gassen exploiteren en kan boetes opleggen bij overtredingen.
Boetes
Bij het ontbreken van een logboek, incomplete registraties of het niet kunnen tonen van het logboek aan de inspecteur kan de ILT een bestuurlijke boete opleggen. De hoogte van de boete is afhankelijk van de ernst en aard van de overtreding.
Aansprakelijkheid bij lekkage
Een ontbrekend of onvolledig logboek verzwakt de positie van de exploitant bij een eventuele discussie over lekkage, milieuschade of verzekeringsuitkering. Het logboek is ook het bewijs dat lekcontroles correct en tijdig zijn uitgevoerd.
Problemen bij verkoop of overdracht
Bij de verkoop of overdracht van een bedrijfspand of installatie kan een ontbrekend logboek complicaties geven. Een volledig logboek geeft de koper inzicht in de onderhoudshistorie en de staat van het koudemiddelcircuit.
Reputatierisico bij certificering
Bedrijven die werken met certificeringen zoals BREEAM, ISO 14001 of sectorspecifieke keurmerken kunnen punten verliezen of hun certificaat riskeren als de F-gassenadministratie niet op orde is.
koeltechnische partner nodig?
Het koudemiddellogboek is geen bureaucratische formaliteit maar een wettelijke verplichting met directe consequenties. Elke exploitant van een koelinstallatie met 5 ton CO2-equivalent of meer aan F-gassen is verplicht een volledig en actueel logboek bij te houden. De verantwoordelijkheid ligt bij de exploitant, ongeacht wie de praktische registratie verzorgt. Een goed bijgehouden logboek beschermt tegen boetes, vereenvoudigt toezicht en geeft inzicht in de onderhoudshistorie van de installatie. Heeft u vragen over de logboekplicht voor uw installatie, of wilt u weten of uw registratie voldoet aan de geldende eisen? Koelweb Koeltechniek helpt u verder.
Meer kennisbank artikelen
De vier hoofdcomponenten van een koelinstallatie
Wat zijn de vier hoofdcomponenten van een koelinstallatie? U leest het in dit kennisbank artikel van Koelweb Koeltechniek.
Wat is een transkritisch CO2-systeem?
Wat is een transkritisch CO₂-systeem, wanneer wordt het gebruikt en wat zijn de voor- en nadelen?
IoT en remote monitoring van koelinstallaties
Met remote monitoring houdt u uw koelinstallatie op afstand in de gaten. Lees hoe IoT werkt in de koeltechniek, wat u kunt monitoren en wat de voordelen zijn voor uw bedrijf.